Privacy verklaring

 

Privacyverklaring

 

Uw gegevens worden vastgelegd door ATC-Systems. Het doel van het vastleggen van uw NAW-gegevens is om u op de hoogte te houden van onze producten en diensten.
Hierbij†trachten wij rekening te houden met uw persoonlijke voorkeuren.†
Wij zullen uw (NAW)-gegevens NOOIT ter beschikking stellen aan anderen.


Wanneer de gegevens niet rechtstreeks van de klant worden verkregen, bijvoorbeeld via
 
een derde (een ander bedrijf), zullen wij u als klant terstond informeren wat de doeleinden van de verwerking zijn. Ook zal worden gewezen op het recht van verzet.†

De informatie wordt gegeven op moment van vastlegging van de betreffende gegevens.
De gegevens zullen nooit bestemd zijn om te verstrekken aan een derden en zullen alleen door ons worden beheerd voor DM.

De WBP geeft aan dat wanneer gegevens worden verkregen van een derde, er geen informatieverplichting is als de mededeling onmogelijk is, of een onevenredige inspanning kost en de rechten van de betrokkenen op andere wijze voldoende worden gewaarborgd. De herkomst van de gegevens zal, indien mogelijk, worden vastgelegd.
De klant zal door ons, bij vaststelling dat de gegevens door derden zijn verstrekt, hiervan op de hoogte worden gesteld. Hiermee heeft de betrokkene Recht van Verzet.

Het recht op inzage en correctie

De klant heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens er geregistreerd zijn, waarvoor deze worden gebruikt en van wie deze gegevens zijn verkregen.
Indien de gegevens worden gebruikt, dient er binnen vier weken na het inzageverzoek een overzicht van de geregistreerde persoonsgegevens verstrekt te worden.
Voor het geven van deze informatie mag een vergoeding van ten hoogste Ä 0,23 per pagina worden gevraagd met een maximum van Ä 4,50.†

De klant heeft ook het recht om correctie te vragen. Dit houdt in dat hij kan vragen zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.

Recht op verzet

1. Inleiding

 De Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) eist dat op een behoorlijke en zorgvuldige wijze met klantgegevens wordt omgegaan. Wat dit precies voor ATC-Systems betekent, hangt af van de concrete situatie.
Z
o hebben wij klantgegevens nodig voor het sluiten en uitvoeren van een koopovereenkomst, facturatie en levering, en andere†verplichtingen.
Maar ook voor het uitvoeren van marketingactiviteiten (direct marketing (DM).

2. Doelstelling

Deze notitie behandelt de wettelijke bepalingen en geeft richtlijnen die van belang zijn bij het gebruik van direct marketing (DM) binnen onze branche.

3. Doelgroep

Afdelingen die zich bezig houden met marketing c.q. het doen van commerciŽle aanbiedingen.

4. Uitwerking

4.1 Mag ATC-Systems DM bedrijven?

†Het is toegestaan om persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden te verwerken moet worden beoordeeld aan de hand van de algemene regels over rechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent onder meer dat de wijze van verwerking voor direct marketingdoeleinden niet onverenigbaar mag zijn met het doel waarvoor ATC-Systems de gegevens heeft verkregen. Met name de mate van verwantschap tussen het doel waarvoor de gegevens zijn verkregen en de concrete direct marketingdoeleinden zijn van belang.
Indien de persoonsgegevens voor een bepaald direct marketingdoel zijn verkregen, dan is verdere verwerking voor dat doel uiteraard niet onverenigbaar.

Producten die verband houden met eerder geleverde producten, zal vaak niet onverenigbaar zijn. Dat kan anders worden als het gaat om heel andere producten dan binnen ATC-Systems gebruikelijk zijn.
Ook is minder snel sprake van verenigbaar gebruik als de verdere verwerking bestaat uit de verstrekking van persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden aan een derden. Tevens speelt een belangrijke rol of een selectie wordt gemaakt van de te verwerken gegevens en zo ja, op basis waarvan dat gebeurt.

In het algemeen geldt dat DM noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang bij een gezonde bedrijfsvoering en zal een afweging van dat belang tegen het privacybelang van de klant in het voordeel uitvallen van ATC-Systems.

Bij twijfel, kan ATC-Systems beter ondubbelzinnige toestemming aan de betrokkenen vragen voor de voorgenomen verwerking.†

4.2 Bepalingen WBP bij Direct Marketing

Hieronder worden de wettelijke bepalingen beschreven die van belang zijn bij het gebruik van direct marketing bij ATC-Systems.

4.2.1 Informatieverplichting ATC-Systems aan ( potentiŽle) klanten

In deze paragraaf wordt nader ingegaan op het informeren van klanten als gegevens worden vastgelegd. Hierbij worden twee situaties onderscheiden, namelijk:

 De gegevens worden rechtstreeks van de klant verkregen; of,
De gegevens worden niet rechtstreeks van de klant verkregen.

Als de gegevens rechtstreeks van de klant worden verkregen dan kunt u direct lezen wat de doeleinden van de verwerking zijn. Bovendien geeft ATC Systems de klant ook nadere informatie die nodig is om een behoorlijke en zorgvuldige verwerking van de klantgegevens te waarborgen. De klantgegevens worden alleen gebruikt voor direct marketing, facturering en levering . U hebt de mogelijkheid om uw gegevens te laten blokkeren (recht van verzet).

†Correctie kan alleen als de gegevens niet kloppen, onvolledig of niet ter zake dienend zijn.

4.2.2 Het recht van verzet bij Direct Marketing

†Het recht van verzet biedt de klant de mogelijkheid om gegevens te laten blokkeren voor het gebruik in het kader van de direct marketing activiteiten.

Geblokkeerd is en blijft geblokkeerd.

Het wijzen op recht van verzet dient te geschieden als gegevens rechtstreeks worden verzameld bij de klant of via een derde worden verkregen. Klanten kunnen via verschillende kanalen worden benaderd met direct marketing:

Huis-aan-huis
Dit betreft ongeadresseerd reclamedrukwerk. Hierop is de Wbp niet van toepassing.

Geadresseerd reclamedrukwerk
Dit wordt ook wel direct mail genoemd. Op deze vorm van reclame is de Wbp wel van toepassing en gelden derhalve de regels met betrekking tot direct marketing.

 Telefoon
Hierbij wordt een betrokkene via zijn vaste of mobiele telefoonnummer benaderd. Deze telefonische benadering wordt ook wel telemarketing genoemd. Op grond van de gewijzigde Telecommunicatiewet die vanaf 1 oktober 2009 van kracht is geworden, moeten de belbestanden worden vergeleken met het blokkadebestand van het Bel-me niet Register.

Fax, e-mail, MMS en SMS

Hierbij wordt een klant aangeschreven met behulp van fax, e-mail, MMS en SMS. Ongevraagde benadering via e-mail of mobiele telefoon (SMS of MMS) wordt ook wel spam genoemd. Het versturen van spam is op grond van de Telecommunicatiewet verboden tenzij een klant daar toestemming voor heeft gegeven. Sinds 1 oktober 2009 is het spamverbod uitgebreid naar zakelijke e-mailadressen.†

Postfilter
Postfilter biedt vanaf 1 oktober 2009 bedrijven en maatschappelijke ATC-Systemss de mogelijkheid de bestanden, die worden gebruikt voor het versturen van geadresseerde reclamepost te ontdubbelen/schonen met het Post Register. Hiermee wordt het verzoek van de consumenten om geen ongevraagde geadresseerde reclamepost te ontvangen gerespecteerd.

4.2.3 Klanten en internet

Ook wanneer ATC-Systems de gegevens verzamelt via internet is de WBP van toepassing. Ook dan gelden de regels met betrekking tot het informeren van klanten en het recht van verzet. Met behulp van een privacy statement kan ATC-Systems de klanten informeren over de identiteit, waarvoor ATC-Systems de klantgegevens verwerkt, of bijvoorbeeld met wie klanten contact moeten opnemen over dit soort taken.

4.2.4 Bewaren van gegevens

Het doel waarvoor ATC-Systems de klantgegevens verzamelt en verder verwerkt, bepaalt ook hoe lang de gegevens kunnen worden bewaard. De lengte van de bewaartermijnen kan dus verschillen. De klantgegevens mogen niet langer worden bewaard dan ze nodig zijn voor het doel.

 4.3 Richtlijnen gebruik DM

Naar aanleiding van het bovenstaande volgen hierna de richtlijnen met betrekking tot het gebruik van gegevens voor direct marketing doeleinden. Hierbij wordt uitgegaan van 2 scenarioís:

ATC-Systems maakt voor DM gebruik van eigen klantgegevens.
ATC-Systems maakt voor DM GEEN gebruik van persoonsgegevens die van een derde zijn verkregen.

 4.3.1 ATC-Systems maakt voor DM gebruik van eigen klantgegevens.

Hiervan is sprake wanneer direct mailing is gericht op klanten ten behoeve van het informeren over zaken zoals bijvoorbeeld:

Aanbiedingen†

Prijswijzingen†

Beurs informatie

Bij deze vorm van DM is er sprake van een gerechtvaardigd belang voor een gezonde bedrijfsvoering. Er van uitgaande dat bestaande klanten bij aanvang van hun verzekering op de hoogte zijn gesteld van de vastlegging van hun gegevens en het doel hiervan, geldt hier geen (hernieuwde) informatieplicht.†

Dit ligt anders bij wanneer ATC-Systems haar klanten via DM aanschrijft met het doel†

dat zij nieuwe klanten, bijvoorbeeld via invulling van een antwoordkaart, aanmelden. In dit geval dient op de folder, of dergelijke, te worden vermeld wat het doel van de registratie van de potentiŽle klantgegevens is. Tevens dient in de folder te worden gewezen op het recht van verzet.

Het bewaren van de gegevens mag niet langer geschieden dan noodzakelijk, bijvoorbeeld tot beŽindiging van de DM-campagne. De gegevens dienen dan te worden vernietigd.†

4.3.2 ATC-Systems maakt voor DM GEEN gebruik van persoonsgegevens die van een derde zijn verkregen.

†Is de DM-campagne gericht op het werven van nieuwe klanten wordt er GEEN gebruik gemaakt van klantgegevens van een derde bedrijf.

†De plicht tot informatie geldt niet als er voor ATC-Systems sprake is van onevenredige inspanning en het voldoende waarborgen van de rechten van de betrokkenen.

Bij de start van de DM-campagne wordt, bijvoorbeeld op folders, het doel van de registratie en het recht tot verzet vermeld. 

Terug